Gratis tips2017-09-28T13:01:03+00:00

Tips van Caecilia

Hoe komt het dat ik succesvol ben in fondsenwerving? Heeft het te maken met mijn liefde voor muziek en cultuur? Of komt het door mijn aanpak? Ik denk het laatste. Iedereen kan succesvol zijn in fondsenwerving. Ik neem u mee achter de schermen en geef u acht tips.

Meteen neem ik een slag om de arm. Iedereen kan succesvol zijn in fondsenwerving, mits het project haalbaar is. Een haalbaar project is een project dat uit te voeren is door het artistiek en productionele team. Het is ook een project waarvoor u al een flink aantal voorstellingen heeft verkocht of waarvoor u opties heeft staan. Of dat lukt hangt van artistieke kwaliteit af, maar ook van uw marketing. Kunt u de zalen en het publiek overtuigen dat u iets bijzonders doet dat verder niemand (zo goed) doet?

En dan zijn er nog projecten die artistiek van hoge kwaliteit zijn en waarvan de verkoop succesvol is, maar waarvoor je toch geen fondsen kunt benaderen, omdat het onderwerp of de activiteit niet past bij de doelstellingen van de fondsen.

En last but not least: komt u betrouwbaar en realistisch over? Fondsen geven u in potentie veel geld. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat u het goed besteedt.

Als u met mij in zee gaat, geef ik u een gratis advies over de haalbaarheid van uw project. Ook geef ik tips om uw project en de fondsenwerving kansrijker te maken.

Veel fondsen willen een project niet volledig financieren. Vraag dus altijd geld aan bij meerdere financiers, en geef in de aanvraag aan welke andere fondsen u ook om een bijdrage heeft gevraagd. Overweeg ook eens om het benodigde geld te zoeken bij particulieren (donateurs, vrienden, nalatenschappen), ondernemers en bedrijven (sponsors) en de overheid (subsidies). Voor sommige projecten is ook crowdfunding een optie.

Elke vorm van fondsenwerving heeft zijn eigen voor- en nadelen en een eigen aanpak. Zo maakt u bij sponsorwerving eerst een prospectlist, en stelt u vast welke tegenprestatie u de sponsor kunt bieden. Bij donateurwerving is het belangrijk om de doelgroep iets extra’s te geven en om regelmatig met de doelgroep te communiceren. Samen met u kies ik de beste fondsenmix voor uw project.

Elk fonds heeft eigen doelstellingen en richtlijnen. Sommige fondsen ondersteunen bijvoorbeeld alleen regionale projecten. Andere fondsen ondersteunen alleen projecten op het gebied van natuur of ontwikkelingshulp. Kijk dus eerst of u voldoet aan de doelstellingen en criteria van een fonds. Kijk ook eens naar eerdere projecten die steun ontvingen. Heeft u een lijst met fondsen die in aanmerking komen? Kijk dan welke fondsen het meest doneren en benader deze eerst.

Een goede fondsenwerver weet precies welke fondsen u kunt benaderen voor uw project. Uit ervaring, maar ook uit het jaarlijkse FondsenBoek. In dit boek staan meer dan duizend goede doelen fondsen in Nederland. Het boek heeft een duidelijk trefwoordenregister. Elke professionele fondsenwerver beschikt over dit boek. Vaak heeft een fondsenwerver ook een lidmaatschap op Fondsenwerving Online, waarbij hij of zij kan zoeken op thema. Daarnaast heeft een professionele fondsenwerver vaak contacten bij de grote fondsen.

Uw project kan pas beginnen als de begroting rond is. Dat wilt u het liefst in een zo vroeg mogelijk stadium weten. De meeste fondsen hebben ongeveer vier maanden nodig om te beslissen over een aanvraag. Soms vragen zij extra informatie, wat extra tijd kost. Dit betekent dat u uw aanvraag minstens zes maanden van tevoren moet indienen. Negen maanden is beter. Houd er rekening mee dat ook het schrijven van een projectplan tijd kost, evenals het maken van een begroting en een dekkingsplan. Kortom: om op tijd te weten of uw project kan doorgaan, begint u idealiter uiterlijk een jaar van tevoren met de fondsenwerving.

Het projectplan bestaat uit een artistiek, een productioneel en een zakelijk deel, inclusief een begroting. In het artistieke plan staan onder andere de visie en de missie van uw organisatie, de doelstellingen en de motivatie voor uw project, de artistieke uitwerking, het artistieke team en de plaats in het veld. In het productionele plan staat informatie over organisatie, productie, publiciteit en planning. In het marketingplan staan de marketingdoelen, marketingmiddelen en informatie over de doelgroepen. In het financiële plan ten slotte staan de begroting, het dekkingsplan en een toelichting daarop.

Een goede fondsenwerver beschikt over een sjabloon: een blauwdruk voor een projectplan. Zelf werk ik met een sjabloon dat specifiek geschikt is voor de podiumkunsten. Per paragraaf staat duidelijk aangegeven welke informatie ik van u nodig heb om een goed projectplan te kunnen schrijven.

Een goede begroting hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Wel moet een begroting altijd de volgende indeling bevatten: personele lasten voorbereiding, materiële lasten voorbereiding, personele lasten uitvoering, materiële lasten uitvoering, marketingkosten personeel en materieel. Gaat u een nieuw project starten? Kijk dan eens in uw boekhouding van een eerder en vergelijkbaar project om te weten welke kosten er waren.

Is de begroting klaar? Dan maakt u een dekkingsplan. In het dekkingsplan staat door welke inkomsten het project wordt gedekt. Directe inkomsten zijn bijvoorbeeld kaartverkoop en een eigen bijdrage van uw organisatie. Indirecte inkomsten zijn bijvoorbeeld bijdragen van donateurs, sponsors en vermogensfondsen. Het is verstandig om zowel directe als indirecte inkomsten te hebben.

Wordt u gesponsord in natura? Dan is belangrijk om dit als kosten en als inkomsten op te nemen in uw begroting met dekkingsplan. Dit brengt het totaalplaatje beter in balans. Voor vermogensfondsen en subsidiënten is het namelijk belangrijk om te zien wie er nog meer bijdragen en voor welk percentage hen wordt gevraagd bij te dragen.

Ook voor de begroting en het dekkingsplan heb ik een sjabloon dat specifiek is toegespitst op de podiumkunsten.

Iedereen kan schrijven. Maar niet iedereen kan een goede fondsaanvraag schrijven. Een goede fondsenwerver weet precies hoe hij zijn zinnen moet formuleren om de tekst zo lekker en zo leesbaar mogelijk te maken. Daarnaast haalt een professionele fondsenwerver elke spelfout en grammaticale fout uit de tekst. Essentieel voor een succesvolle aanvraag!

Geef niet op als u een afwijzing ontvangt. Fondsen maken een selectie uit honderden geschikte projecten, dus de kans op afwijzing is vrij groot. Het is al mooi als 50 procent van de fondsen uw aanvraag honoreert. Een succespercentage van 90 procent is uitzonderlijk. Het is dus belangrijk dat u meer aanvraagt dan u nodig heeft. En dat u zich niet laat ontmoedigen door afwijzingen. Het komt goed! En als het niet goed komt? Dan schakelt u op de valreep alsnog een professionele fondsenwerver in.